Как работать с персональными данными контрагентов, клиентов, посетителей сайта

Персональные данные – это любая информация, которая позволяет идентифицировать физическое лицо. В Российской Федерации данное понятие раскрывается в Федеральном законе № 152-ФЗ. Какие персональные данные сюда относятся? В категорию входит следующее:

• ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
• контактная информация (телефон, email, адрес);
• данные об образовании, работе, доходах;
• и другие сведения, позволяющие определить личность.

Чтобы собирать ПД, необходимо соблюдать строгие требования закона, которыми и предопределяется защита персональных данных. Вот основные шаги для законного сбора подобной информации:

1. Получение согласия. Перед сбором нужно получить от лица, чьи данные формируются, фактическое согласие на их обработку. Оно может быть оформлено в письменной форме или электронно, через форму на сайте. Если согласие на обработку персональных данных отсутствует, то сбор не может считаться легитимным.      
2. Уведомление о целях сбора. Вы обязаны уведомить субъект данных о том, для чего собираются и будут использоваться его информация.
3. Минимизация сбора. Закон требует собирать только те данные, которые необходимы для достижения конкретной цели. Это отражает закон о персональных данных. Излишняя информация собираться не должна.
4. Безопасное хранение. Данные должны храниться в условиях, обеспечивающих их полную конфиденциальность. Доступ к ним должны иметь только те лица, для которых это необходимо в рамках их работы.
5. Срок хранения. Установите четкие сроки хранения таковой информации, как и сформируйте определенный образец персональных данных. Информационный массив должен храниться не дольше, чем это требуется для реальных целей их обработки.

Как начать обрабатывать персональные данные по закону: пошаговая инструкция

Чтобы легально обрабатывать ПД клиентов, контрагентов и посетителей сайта, важно соблюдать несколько ключевых этапов. Вот пошаговая инструкция для соблюдения законодательства:

Шаг 1. Определите цели обработки данных
Перед сбором определите, для чего вам необходима эта информация. Например, это может быть оформление заказов, оказание услуг или проведение маркетинговых кампаний. Не допускается собирать информацию без конкретной цели, в противном случае организация обработки персональных данных не будет соответствовать номам закона.

Шаг 2. Разработайте политику обработки персональных данных
Любая организация обязана иметь документ, в котором описываются цели и способы обработки персональных данных. В данной политике должны быть указаны:

• цели сбора;
• перечень собираемой информации;
• условия, при которой возможна передача персональных данных третьим лицам (если без данного процесса не обойтись);
• порядок удаления данных после достижения целей обработки.

Политика обработки данных размещается на сайте компании или предоставляется контрагентам и клиентам по их запросу.

Шаг 3. Получите согласие на обработку данных
Согласно закону, без согласия физического лица обрабатывать его данные нельзя. Оно может быть получено несколькими способами:

• подписью физического документа;
• заполнением онлайн-формы с отметкой пункта «Я согласен…»;
• акцептом оферты на сайте, где указаны условия обработки информации.

Важно, чтобы согласие на обработку персональных данных 2024 было информированным, то есть человек должен четко понимать, зачем его данные собираются и как будут использоваться.

Шаг 4. Зарегистрируйтесь в Роскомнадзоре
Если ваша организация обрабатывает персональные данные, вам необходимо встать на учет в Роскомнадзоре как оператор персональных данных. Это обязательное требование для всех, за исключением отдельных категорий, предусмотренных законом (например, индивидуальные предприниматели, если они работают без наемных сотрудников).

Шаг 5. Обеспечьте безопасность данных
Существующий федеральный закон о персональных данных требует от оператора принимать меры для защиты данных от несанкционированного доступа, утрат или изменений. Для этого необходимо:

• использовать современные средства защиты информации, включая шифрование данных и контроль доступа к информации;
• ограничивать доступ к ПД внутри организации;
• регулярно проводить аудиты безопасности.

Шаг 6. Заключите договоры с обработчиками данных
Если вы привлекаете третьи лица для обработки ПД (например, внешнюю бухгалтерию или IT-компанию), обязательно заключите с ними контракт, в котором будут описаны обязанности по обеспечению конфиденциальности.

Шаг 7. Обеспечьте право граждан на доступ к своим данным
По закону, каждый человек имеет право запросить информацию о том, какие его персональные данные обрабатываются и как они используются. Убедитесь, что у вас есть процедура для выполнения таких запросов.

Последствия нарушения закона о персональных данных

Несоблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ грозит серьезными последствиями, как для юридических лиц, так и для должностных лиц компании. Основные санкции включают:

1. Штрафы. Наказание за нарушение закона варьируется от 15 000 до 75 000 рублей для должностных лиц и до 500 000 рублей для юридических лиц в зависимости от характера нарушения.
2. Уголовная ответственность. В особо тяжких случаях (например, если утечка данных повлекла за собой значительные последствия) возможно привлечение к уголовной ответственности с наказанием в виде штрафа до 200 000 рублей или лишения свободы на срок до 2 лет.
3. Блокировка сайта. В случае грубых нарушений, связанных с утечкой данных через сайт, Роскомнадзор может инициировать блокировку ресурса до устранения несоответствия.
4. Потеря репутации. Если система персональных данных даст сбой, и произойдет утечка информации клиентов или контрагентов может нанести серьезный удар по деловой репутации компании, что приведет к оттоку заказчиков и финансовым потерям.

Можно ли работать с персональными данными без уведомления Роскомнадзора?

В некоторых случаях компания или физическое лицо может обрабатывать персональные данные без необходимости уведомлять об этом Роскомнадзор. Вот несколько ситуаций, в которых это допускается:

• Работодатель собирает, обрабатывает и удаляет ПД своих сотрудников, не передавая их третьим лицам. Например, собираются СНИЛС, ИНН и паспортные данные для оплаты налогов и взносов, но информация остается только во внутреннем пользовании.
• Персональные данные применяются исключительно для выполнения гражданско-правового договора, без перенаправления третьим лицам. Например, клиент заключает договор с фотографом на оказание услуг, предоставляя свои ФИО и паспортные данные. Если фотограф не планирует хранить эти данные или использовать их в маркетинговых целях, регистрироваться как оператор не требуется.
• Компания публикует персональные данные с согласия человека, например, размещает на своем сайте фотографии сотрудников с указанием их должностей, ФИО и информации об их образовании.
• Персональные данные собираются для выдачи временного пропуска на определенную территорию, после чего такие данные не хранятся.
• Информация собирается в бумажном виде без использования автоматизированных систем, например, в ходе анонимного опроса на улице.

Однако, если вы планируете регулярно обрабатывать ПД, например, в интернет-магазине, где фиксируются ФИО, номера телефонов, адреса доставки, а также техническая информация (IP-адреса, данные браузеров и cookies), то уведомление Роскомнадзора обязательно. Это позволяет идентифицировать человека прямо или косвенно, а собирать информацию даже в защищенной системе без регистрации как оператор обработки персональных данных нельзя. Для этого необходимо зарегистрироваться как, подготовить соответствующую документацию и подать уведомление в Роскомнадзор.

Заключение

Работа с персональными данными — важный и обязательный аспект любой современной компании, будь то интернет-магазин, юридическая фирма или крупное производственное предприятие. Сбор, хранение и обработка информации должны строго соответствовать законодательным нормам, чтобы избежать штрафов и сохранить доверие клиентов.

Следуя вышеуказанной пошаговой инструкции, вы сможете организовать легальную и безопасную работу с персональными данными, минимизировав риски нарушения закона.